事務局の重要性

医療機関における事務局の役割

事務局の役割は大きく分けて３つあります。

 

　　１．経営戦略の検討および実行

　　２．経営の数値におけるマーケティングおよび検証

　　３．間接的生産性を高め経営を円滑に進める実行機関

 

　　事務局のポイントとしてこの３つが機能することにより非生産分門が

　　間接的に生産を生み出す役割を担ってくれます。

 

 

事務局の生産性とは

一般的に見れば、事務職が直接的な生産を生み出すことは少ないでしょう。

しかし、これまで院長の行っている診療以外の仕事を任せることにより、院長自身の

診療に対する時間は当然増えるので、ここだけを見ても間接的に生産性が高まります。

　　また、診療におけるツールの作成やWebを利用した戦略

　　スタッフ管理とモチベーションアップなど福利厚生面の強化を

　　図ることにより、採用コスト低下や人材育成へと医院の生産性を

　　高め、コスト削減に繋げることも可能になります。

 

　　経営をする上で、診療の部分と経営の部分の二輪の仕組みを

 

構築することで、医院の基盤を強固にすることが、結果的に事務局の間接的生産性を

生み出し高めることになります。

 

事務局員の採用基準とは

採用基準は、事務局導入セミナーの参加者からよく頂く質問です。

まず、理想像として事務局の仕事内容を考えた時に抑えておきたいスキルがあります。

　　１、経営的面でサポートできる数字に強いスキル

　　２、労務面でサポートできる人事の仕事に精通しているスキル

　　３、総務面でサポートできるフットワークの軽さと知識（法律）

　　４、現場とのパイプ役になるためのコミュニケーション力

 

　　この４つを採用の基準として判断しては如何でしょうか。

 

ただし、最初から多くのことを求めたり、期待することは避けた方が良いでしょう。

なぜならば、何もないところから事務局員を採用して事務局を立ち上げることの

仕事は、一般企業に置き換えるのであれば、新たに部署を立ち上げるのと同じくらい

軌道に乗るまで時間が掛かることがあります。

そこへの理解を持ってください。

 

 

どのくらいのクリニック規模から事務局が必要か？！

スタッフ数１０名未満でしたら、院長若しくは外部委託で良いと思います。

事務局導入を意識し始めるのは、スタッフ数１５～２０名になることには事務局員１名いると

次の展開に進みやすいです。

その後、クリニックの事業規模に合わせて事務局員の増員を検討する流れになります。

事務局員の増員にもポイントがあります。

やはり、現場とのパイプ役でないと務まらない部分があり、現場を知る者を取り入れる

ことが重要になってきます。

 

 

事務局の導入方法とは

導入方法は、まず事務の業務を理解している者がいた方がスムーズです。

また、「部署を立ち上げる＝０から１を生み出す」ノウハウが必要になります。

弊社では、ゼロから事務局を立ち上げた実績から現状ある事務局の強化まで

サポート実績があります。

 

クリニックの成長として投資することは大切なことですが、同時にその投資するリスクを

軽減して進めるのも大切なことです。

事務局の導入および強化をご検討されているのであれば、まずはご相談ください。